Véhicule de fonction et de service : comment faire le bon choix ?

Selon une étude de l’INSEE , les flottes automobiles représentent en moyenne 15% des dépenses totales d’une entreprise. Un chiffre conséquent qui souligne l’importance de choisir avec discernement les automobiles attribuées aux collaborateurs. Opter pour le bon type d’engin, qu’il s’agisse d’un modèle de fonction ou de service, est une décision stratégique qui impacte directement les finances, l’image de marque, la satisfaction des employés et la conformité réglementaire de l’organisation. L’objectif de cet article est de vous guider à travers ce choix crucial.

Nous allons explorer ensemble les fondamentaux pour distinguer clairement un véhicule de fonction d’un véhicule de service, analyser les exigences spécifiques de votre entreprise et de vos employés, passer en revue les critères de sélection essentiels (performance, coût, impact environnemental), décortiquer les différentes options d’acquisition et de gestion de flotte, et enfin, aborder les aspects juridiques et réglementaires à ne surtout pas négliger. Préparons-nous à un voyage informatif et pratique pour optimiser votre parc automobile !

Comprendre les fondamentaux : distinguer véhicule de fonction et de service

La première étape essentielle consiste à bien comprendre la différence entre un véhicule de fonction et un véhicule de service. Cette distinction n’est pas qu’une simple question de vocabulaire, elle a des implications fiscales, sociales et juridiques importantes, tant pour la société que pour le collaborateur. Une méconnaissance de ces subtilités peut engendrer des erreurs coûteuses et des conflits internes. Découvrons ensemble les caractéristiques clés de chaque type d’automobile.

Définition et caractéristiques clés

• Véhicule de Fonction : Il est mis à disposition d’un employé pour un usage à la fois professionnel et personnel. Cet usage personnel constitue un avantage en nature, soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Le collaborateur a généralement plus de liberté dans l’utilisation du véhicule, mais il doit respecter les règles définies par l’entreprise. Un commercial qui effectue de nombreux déplacements professionnels et utilise son véhicule le week-end pour ses activités personnelles en est un parfait exemple.
• Véhicule de Service : Son usage est strictement limité aux besoins professionnels. L’employé ne peut pas l’utiliser pour ses déplacements personnels, sauf dérogation exceptionnelle et justifiée. L’utilisation de l’automobile est généralement soumise à un contrôle plus strict, par exemple via un système de géolocalisation ou un relevé kilométrique régulier. Un technicien de maintenance qui se déplace sur les chantiers avec son véhicule de service, transportant outils et matériel, illustre bien cet usage.

Tableau comparatif détaillé

La zone grise : les usages mixtes et les déménagements « ponctuels »

La réalité est rarement aussi tranchée. Des situations d’usages mixtes peuvent se présenter, où l’usage professionnel est prédominant mais l’usage personnel occasionnel existe. Par exemple, un employé peut utiliser son véhicule de service pour un déplacement personnel urgent et imprévu. De même, certains employés peuvent être tentés d’utiliser leur automobile de service pour un déménagement « ponctuel ». Ces situations créent une zone grise qui nécessite une gestion rigoureuse. Il est essentiel d’établir une politique d’entreprise claire et sans ambiguïté sur l’utilisation des voitures. Une tolérance zéro peut être appliquée pour les usages non autorisés, ou des solutions de mobilité alternative peuvent être proposées pour les besoins personnels occasionnels. Il est également crucial de sensibiliser les employés aux risques encourus en cas d’usage non conforme, tant sur le plan fiscal que sur le plan de la responsabilité civile et pénale.

Définir les besoins de l’entreprise et des employés : une étape cruciale

Avant de se lancer dans la sélection concrète des véhicules, il est indispensable de mener une analyse approfondie des besoins de l’entreprise et de ses employés. Cette étape préliminaire permet d’éviter les erreurs coûteuses et de s’assurer que les automobiles choisies sont adaptées aux usages réels. Une flotte automobile mal dimensionnée ou mal adaptée peut engendrer des surcoûts importants, une baisse de la productivité et une démotivation des équipes. Prenons donc le temps de bien cerner les enjeux.

Analyser les besoins de l’entreprise

• Objectifs de la flotte : Réduction des coûts (souvent un objectif prioritaire, avec une réduction potentielle de 5 à 10% grâce à une optimisation de la flotte ), image de marque (choisir des véhicules en adéquation avec les valeurs de l’entreprise), engagement RSE (privilégier les véhicules propres).
• Types de déplacements : Urbains (nécessitant des véhicules compacts et agiles), extra-urbains (demandant des véhicules plus confortables et performants), longue distance (exigeant des véhicules spacieux et économiques en carburant), transport de marchandises/équipements (impliquant des véhicules utilitaires adaptés).
• Nombre de véhicules nécessaires : Optimiser la taille de la flotte en fonction des besoins réels, en évitant la sur-dotation et en tenant compte du taux d’utilisation des voitures. Certaines entreprises parviennent à réduire leur flotte de 10 à 15% grâce à une analyse précise des besoins .
• Durée d’utilisation prévue des véhicules : Définir une politique de renouvellement de la flotte en fonction du kilométrage, de l’âge des véhicules et des coûts d’entretien. La durée d’utilisation moyenne d’un véhicule de fonction est de 4 ans, avec un kilométrage moyen de 120 000 km.
• Budget alloué : Définir un budget précis pour l’acquisition, l’entretien, le carburant, l’assurance et la fiscalité des voitures.

Prendre en compte les besoins des employés

• Ergonomie et confort : Facteur clé de satisfaction et de productivité, surtout pour les employés qui passent de nombreuses heures au volant. Il est important de choisir des véhicules avec des sièges confortables, une bonne visibilité et des équipements adaptés.
• Sécurité : Privilégier les véhicules équipés de systèmes de sécurité active (ABS, ESP, aide au freinage d’urgence) et passive (airbags, ceintures de sécurité). La formation à la conduite est également un élément essentiel pour réduire les risques d’accident.
• Besoin d’espace : Tenir compte du volume du coffre et du nombre de places nécessaires pour l’activité professionnelle et les besoins personnels (pour les véhicules de fonction).
• Image de marque personnelle (pour les véhicules de fonction) : Considérer les préférences des employés en matière de modèle et de marque, dans la mesure du possible et dans le respect du budget et de la politique de l’entreprise.
• Offrir un choix (si possible) : Augmenter la satisfaction des collaborateurs en leur permettant de choisir parmi une sélection de modèles prédéfinis, respectant les critères de l’entreprise.

Sondages et ateliers : impliquer les employés dans le processus de décision

Pour une meilleure adhésion à la politique de flotte et une plus grande satisfaction des collaborateurs, il est fortement conseillé de les impliquer dans le processus de décision. Mettre en place des outils pour recueillir leurs besoins et leurs préférences (questionnaires, entretiens, ateliers). Montrer que leurs opinions sont prises en compte renforce leur engagement et leur motivation. Organiser des sessions de test drive avec différents modèles permet aux employés de se faire une opinion concrète et d’exprimer leurs préférences. Cette démarche participative contribue à créer un climat de confiance et à améliorer la communication interne.

Les critères de sélection des véhicules : performance, coût et impact environnemental

Le choix d’un véhicule de fonction ou de service ne se résume pas à une simple question de goût personnel ou de budget initial. Il est crucial de prendre en compte une multitude de critères, allant de la performance et de la fiabilité de l’automobile à son coût total de possession (TCO) et à son impact environnemental. Une analyse rigoureuse de ces différents aspects permet d’optimiser la sélection et d’éviter les mauvaises surprises.

Performance et fiabilité

• Type de motorisation : Essence, diesel, hybride, électrique. Chaque option présente des avantages et des inconvénients en termes de coût, d’autonomie, de performance et d’impact environnemental. Le choix dépendra des types de déplacements et des contraintes spécifiques de l’entreprise.
• Puissance et couple : Adaptés aux types de déplacements et aux charges transportées. Un véhicule sous-motorisé peut engendrer une surconsommation de carburant et une usure prématurée du moteur.
• Consommation de carburant : Un facteur clé de réduction des coûts, surtout pour les flottes parcourant de nombreux kilomètres. Choisir des véhicules sobres en carburant permet de réaliser des économies significatives sur le long terme.
• Fiabilité : Choisir des marques et des modèles réputés pour leur robustesse et leur faible taux de panne. Un véhicule fiable réduit les coûts d’entretien et les immobilisations.
• Coût d’entretien : Prévoir les dépenses liées à l’entretien courant (vidanges, pneus, freins) et aux réparations éventuelles. Choisir des véhicules avec des pièces détachées abordables et une main d’œuvre qualifiée permet de maîtriser les coûts.

Coût total de possession (TCO) : une analyse complète

Le Coût Total de Possession (TCO) est un indicateur essentiel pour comparer les différents modèles et options de financement. Il intègre tous les coûts directs et indirects liés à l’utilisation d’un véhicule, sur toute sa durée de vie. Il est bien plus pertinent que le simple prix d’achat, qui ne représente qu’une partie du coût total. Le TCO permet d’identifier les options les plus économiques à long terme et de prendre des décisions éclairées.

• Calcul du TCO : Intégrer tous les coûts directs et indirects (acquisition, financement, carburant, entretien, assurance, fiscalité, dépréciation).
• Comparaison des différents modèles en termes de TCO : Identifier les options les plus économiques à long terme.
• Optimisation du TCO : Négociation des prix d’achat, choix du mode de financement (location longue durée, crédit-bail, achat direct), mise en place d’une politique d’éco-conduite.

Selon l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie ( ADEME ), le TCO d’un véhicule électrique peut être inférieur à celui d’un véhicule thermique sur le long terme, malgré un prix d’achat plus élevé.

Impact environnemental : vers une flotte plus verte

La prise en compte de l’impact environnemental est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Choisir des véhicules propres et adopter une politique d’éco-conduite contribue à réduire l’empreinte carbone de la flotte et à améliorer l’image de marque de l’entreprise. De plus, certaines réglementations imposent des seuils d’émissions de CO2 à ne pas dépasser, sous peine de sanctions financières. Privilégiez les véhicules affichant un faible score aux écolabels existants.

• Émissions de CO2 : Privilégier les véhicules à faibles émissions. Le bonus-malus écologique incite à choisir des véhicules propres.
• Normes Euro : Choisir des véhicules conformes aux dernières normes environnementales. Les normes Euro fixent des seuils d’émissions de polluants de plus en plus stricts.
• Véhicules électriques et hybrides : Une solution pour réduire l’empreinte carbone de la flotte. Les véhicules électriques ne rejettent pas de CO2 lors de leur utilisation.
• Infrastructures de recharge : Anticiper les besoins en bornes de recharge pour les véhicules électriques. Le déploiement de bornes de recharge sur le lieu de travail encourage l’utilisation de véhicules électriques. Certaines entreprises peuvent bénéficier d’ aides financières pour l’installation de ces bornes.
• Politique d’éco-conduite : Formation des employés à la conduite économique et responsable.
• Compensation carbone : Explorer les possibilités de compenser les émissions résiduelles. La compensation carbone consiste à financer des projets de réduction des émissions de CO2 dans d’autres secteurs.

Les différentes options d’acquisition et de gestion de flotte

Une fois les besoins et les critères de sélection définis, il est temps de se pencher sur les différentes options d’acquisition et de gestion de flotte. Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises, chacune présentant des avantages et des inconvénients en termes de coût, de flexibilité et de complexité administrative. Le choix dépendra de la taille de la flotte, des ressources internes disponibles et des objectifs stratégiques de la société.

Achat direct vs. location longue durée (LLD) vs. Crédit-Bail

L’outsourcing de la gestion de flotte : une solution clé en main ?

L’outsourcing de la gestion de flotte consiste à confier la gestion de son parc automobile à un prestataire spécialisé. Cette solution peut être intéressante pour les entreprises qui souhaitent se décharger des tâches administratives et bénéficier d’une expertise pointue. Cependant, il est important de bien peser le pour et le contre avant de prendre une décision.

• Avantages : Gain de temps, expertise (négociation des prix, suivi de l’entretien, gestion des sinistres), optimisation des coûts (grâce à des contrats négociés et à une gestion rigoureuse), suivi des performances (grâce à des outils de reporting).
• Inconvénients : Perte de contrôle, coûts supplémentaires (honoraires du prestataire), risque de perte de réactivité.
• Critères de choix d’un prestataire de gestion de flotte : Références, expérience, gamme de services (entretien, assurance, assistance, géolocalisation), qualité du support client, transparence des coûts.

Les nouvelles formes de mobilité : alternatives à la voiture individuelle

Dans un contexte de préoccupations environnementales croissantes et de congestion urbaine, de nouvelles formes de mobilité émergent. Ces alternatives à la voiture individuelle peuvent être intéressantes pour les entreprises qui souhaitent réduire leur impact environnemental et proposer des solutions de mobilité plus flexibles à leurs collaborateurs.

• Autopartage : Une solution pour les besoins ponctuels. Des entreprises comme Getaround ou Communauto proposent des services d’autopartage pour professionnels, avec des avantages comme la facturation centralisée et la gestion simplifiée.
• Vélos électriques : Encourager les déplacements doux pour les courtes distances. Certaines entreprises mettent à disposition des flottes de vélos électriques pour leurs employés, ou proposent des incitations financières pour l’achat d’un vélo personnel.
• Transport en commun : Faciliter l’accès aux transports publics. Le forfait mobilité durable , qui peut atteindre jusqu’à 700€ par an, incite les employés à utiliser des modes de transport alternatifs, en versant une prime pour les déplacements domicile-travail à vélo, en covoiturage ou en transport en commun. Ce forfait est exonéré de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, sous certaines conditions (nombre de jours de déplacement à vélo, type de transport en commun utilisé, etc.).

Les aspects juridiques et réglementaires : ne rien oublier

Le choix et l’utilisation des véhicules de fonction et de service sont encadrés par un ensemble de règles juridiques et réglementaires qu’il est impératif de respecter. Ignorer ces aspects peut entraîner des sanctions financières, des litiges avec les employés et une mise en cause de la responsabilité de l’entreprise. Il est donc essentiel de se tenir informé des dernières évolutions législatives et de mettre en place des procédures conformes. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site de la CNIL .

Le contrat de travail et la politique d’utilisation des véhicules

• Clauses spécifiques dans le contrat de travail : Définir les conditions d’utilisation du véhicule, les responsabilités de l’employé, les sanctions en cas de non-respect des règles.
• Politique d’utilisation des véhicules : Rédiger un document clair et précis qui encadre l’utilisation des véhicules de fonction et de service.
• Points à aborder dans la politique : Utilisation personnelle autorisée ou non, règles de sécurité, entretien, assurance, gestion des contraventions, procédure en cas d’accident, restitution du véhicule en fin de contrat.

Les obligations en matière d’assurance

• Types d’assurance : Responsabilité civile, dommages tous risques, protection juridique.
• Franchises : Définir le montant des franchises et les responsabilités en cas de sinistre.
• Déclaration des sinistres : Mettre en place une procédure claire pour la déclaration des sinistres.

La géolocalisation : encadrer son utilisation légalement

• Respect de la vie privée des employés : Informer les employés de l’utilisation de la géolocalisation, limiter son utilisation aux heures de travail, interdire la collecte de données personnelles.
• Conformité au RGPD : Respecter les obligations en matière de protection des données personnelles.
• Déclaration à la CNIL : Effectuer une déclaration à la CNIL si nécessaire.

Conclusion : les clés d’un choix réussi de véhicules d’entreprise

En résumé, choisir le bon véhicule de fonction ou de service est un processus complexe qui nécessite une analyse approfondie des besoins de l’entreprise et des employés, une prise en compte des critères de performance, de coût et d’impact environnemental, une connaissance des différentes options d’acquisition et de gestion de flotte, et un respect des aspects juridiques et réglementaires. Il faut se poser les bonnes questions, et surtout, ne pas hésiter à se faire accompagner par des experts. Contactez-nous pour une consultation personnalisée et un accompagnement dans votre démarche.

Il est essentiel d’adopter une approche globale et personnalisée, en adaptant la sélection du véhicule aux spécificités de chaque entreprise et à la situation de chaque collaborateur. L’avenir de la mobilité d’entreprise est en pleine mutation, avec l’émergence de nouvelles technologies, de nouvelles réglementations et de nouvelles attentes des employés. Restez informés et adaptez votre politique de flotte en conséquence.